[Outlook] 메일 발송 시 본인 자동 CC 추가 방법

개요

Outlook에서 이메일을 보낼 때 본인을 참조(CC)로 자동 추가하면, 보낸 메일을 “보낸 편지함"이 아니라 받은 편지함에서 바로 확인할 수 있어 업무 추적과 기록 관리가 편해진다. 팀 단위로 발신 메일을 공유해야 하거나, 본인이 CC에 포함되어야 하는 업무가 반복되는 경우에도 매번 수동으로 CC를 넣지 않아도 된다.

이 포스트에서는 아웃룩 규칙(Rules) 과 VBA 매크로 두 가지 방법을 소개하고, 각각의 설정 절차·장단점·주의사항을 정리한다.

이 포스트에서 다루는 내용

자동 CC가 필요한 상황과 기대 효과
방법 1: 아웃룩 규칙 마법사를 이용한 자동 CC 설정
방법 2: VBA 매크로를 이용한 자동 CC 설정
두 방법의 비교와 선택 가이드
적용 시 유의사항(보안 정책, 메일 중복, 예외 처리)
참고 문헌(공식 문서 링크)

방법 선택 가이드

환경에 따라 규칙과 VBA 중 하나를 선택하면 된다. 아래 흐름도는 선택 시 고려할 기준을 요약한 것이다.

flowchart LR
  subgraph Need["필요 조건"]
    A["자동 CC 필요"]
  end
  subgraph Check["환경 확인"]
    B["매크로 사용 가능?"]
    C["규칙 사용 가능?"]
  end
  subgraph Choice["선택"]
    D["VBA 매크로 사용"]
    E["아웃룩 규칙 사용"]
    F["관리자 문의 필요"]
  end
  A --> B
  B -->|"예"| D
  B -->|"아니오"| C
  C -->|"예"| E
  C -->|"아니오"| F

규칙: 별도 코드 없이 UI만으로 설정 가능. 클라이언트 기준으로 동작하며, 해당 PC에서 Outlook이 실행 중일 때만 적용된다.
VBA: 메일 발송 직전에 스크립트가 실행되어 CC를 추가한다. 회사·기관 보안 정책으로 매크로가 비활성화된 경우 사용할 수 없다.

방법 1: 아웃룩 규칙을 이용한 자동 CC 설정

아웃룩의 규칙 및 알림 기능으로 “내가 보낸 모든 메시지에 특정 수신자(본인)를 CC로 추가"하는 규칙을 만든다.

적용 조건

클라이언트 규칙이므로, 규칙을 만든 해당 컴퓨터에서 Outlook이 실행 중일 때만 적용된다.
다른 PC나 웹 메일에서 보낸 메일에는 적용되지 않는다. 사용하는 PC마다 동일 규칙을 만들어 둘 수 있다.

설정 절차

Outlook 실행 후 상단 메뉴에서 파일 → 정보 → 규칙 및 알림 관리로 이동한다.
규칙 및 알림 대화 상자에서 새 규칙을 클릭해 규칙 마법사를 연다.
“보낸 메시지에 적용” 또는 Apply rule on messages I send에 해당하는 템플릿을 선택한 뒤 다음을 클릭한다.
조건 선택 화면에서 모든 조건 체크를 해제한다. “이 규칙을 모든 보낸 메시지에 적용하시겠습니까?” 같은 경고가 나오면 예를 선택한다.
조치 지정 화면에서 “메시지를 지정된 사람/배분 목록에게 보낸 사람에게 CC로 보낸다” (또는 “Cc the message to people or public group”) 옵션을 선택한다.
규칙 설명 영역에서 “지정된 사람/배분 목록” 링크를 클릭해 본인의 이메일 주소를 입력·선택한 뒤 확인한다.
다음을 눌러 예외 조건이 필요하면 설정하고, 없으면 그대로 진행한다.
규칙 이름을 입력하고(예: “내 메일 자동 CC”), **“이 규칙 사용”**에 체크한 뒤 마침을 클릭한다.

설정이 끝나면 해당 PC의 Outlook에서 메일을 보낼 때마다 본인이 자동으로 CC에 포함된다. 작성 화면의 CC란에는 표시되지 않고, 실제 발송 시에만 CC가 추가된다.

규칙 해제·예외

일시 해제: 파일 → 규칙 및 알림 관리에서 해당 규칙의 체크를 해제하면 된다.
메일별 예외: 규칙 마법사에서 “특정 카테고리가 지정된 경우 제외” 같은 예외를 넣어 두고, CC를 넣고 싶지 않은 메일에만 그 카테고리를 붙이는 방식으로 사용할 수 있다. (Microsoft 지원 문서의 “Use a category to turn off the automatic Cc on a per-message basis” 참고.)

방법 2: VBA 매크로를 이용한 자동 CC 설정

Outlook의 Application_ItemSend 이벤트를 사용하면, 메일을 보내기 직전에 VBA 코드로 본인 주소를 CC에 추가할 수 있다.

적용 조건

매크로 실행이 허용된 환경이어야 한다. 회사·기관에서 매크로를 차단하면 사용할 수 없다.
반드시 해당 PC의 Outlook에서만 동작하는 클라이언트 스크립트이다.

설정 절차

Outlook에서 Alt + F11을 눌러 VBA 편집기를 연다.
왼쪽 프로젝트 창에서 ThisOutlookSession을 더블 클릭한다.
아래 코드를 붙여 넣고, myemail@domain.com 부분을 본인의 이메일 주소로 바꾼다.

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Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim mail As Outlook.MailItem

    If TypeName(Item) = "MailItem" Then
        Set mail = Item
        mail.Recipients.Add "myemail@domain.com"
        mail.Recipients(mail.Recipients.Count).Type = olCC
        Set mail = Nothing
    End If
End Sub

저장한 뒤 VBA 편집기를 닫고, 필요하면 Outlook을 한 번 재시작한다.
이후 해당 Outlook에서 메일을 보낼 때마다 위 스크립트가 실행되어 본인 주소가 자동으로 CC에 추가된다.

코드 설명

Application_ItemSend: 사용자가 보내기 버튼을 누르거나 프로그램에서 Send를 호출할 때 발생하는 이벤트이다.
MailItem인 경우에만 Recipients.Add로 수신자를 추가하고, 추가된 수신자의 Type을 olCC로 설정해 참조로 넣는다.
자세한 API는 Microsoft Learn의 Application.ItemSend, MailItem.Recipients 문서를 참고하면 된다.

두 방법 비교

구분	아웃룩 규칙	VBA 매크로
설정 난이도	UI만으로 가능, 비교적 쉬움	VBA 편집기 사용, 코드 수정 필요
코드/스크립트	없음	VBA 코드 필요
보안 정책 영향	규칙이 허용된 환경이면 사용 가능	매크로 허용 시에만 사용 가능
동작 범위	해당 PC, Outlook 실행 중일 때	해당 PC, Outlook 실행 중일 때
예외 처리	규칙 예외·카테고리 등으로 메일별 제외 가능	코드 수정으로 조건 분기 필요
유지보수	규칙 UI에서 수정·해제	VBA 코드 수정 후 저장

공통적으로 클라이언트 규칙/스크립트이므로, 사용하는 컴퓨터와 Outlook이 켜져 있어야 하며, 웹 메일이나 다른 클라이언트에는 적용되지 않는다.

유의 사항

회사·기관 환경: 규칙 생성이나 VBA 매크로가 정책상 제한될 수 있다. 반드시 IT 부서나 관리자에게 허용 여부를 확인한 뒤 적용하는 것이 좋다.
메일 중복: 자동 CC를 쓰면 본인 받은 편지함에 보낸 메일 사본이 쌓이므로, 메일함 용량과 정기적인 보관·정리 계획을 두는 것이 좋다.
예외가 필요한 경우: 특정 메일만 CC를 넣지 않으려면 규칙 방식에서는 “예외” 조건이나 카테고리를 활용하고, VBA 방식에서는 조건문을 추가해 구현할 수 있다.